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GESTÃO FINANCEIRA

Administrar o orçamento de um condomínio requer organização, responsabilidade e transparência, uma vez que a gestão dos recursos no condomínio é regulada pelas leis federais 4591/64 do Condomínio e pela lei 10.406/2002.

É importante ter a visão geral das necessidades do condomínio, senão o sindico se dedica a apagar incêndios. Para se ter um olhar mais panorâmico, mais apurado da situação, só se consegue com reuniões com o Conselho, Comissões dos moradores, funcionários, a equipe gestora, para definir prioridades. Diante disto, as perguntas vêm à tona praticamente juntas com as respostas, um verdadeiro brainstorm, quer dizer, o condomínio precisa do que? Material? Obras? Funcionários? Com isto se tem uma lista advinda das respostas que terá uma ordem de urgência antes da distribuição de recursos. Isto é o que o Grupo Ruggi tem feito nos condomínios onde administra. Na próxima fase começa o calculo com detalhamento dos gastos. Para melhor administrar a receita do condomínio, é preciso que se tenha uma referencia. Uma boa maneira de adquirir parâmetros é levantar nos documentos do condomínio o histórico de despesas dos últimos quatro meses do ano anterior e fazer uma média de quanto cada área demandou (manutenção, funcionários, material etc.). Vale lembrar que o sindico, por uma questão de transparecia e lisura, por menor que seja o gasto, o processo referente a ele deve conter, no mínimo, três orçamentos. No planejamento devem constar os valores definidos para cada uma das prioridades, assim separados: estimativa de entrada de recursos e de arrecadação (receitas) e previsão de despesas. Como os imprevistos sempre acontecem, como margem de segurança é obrigatório que o condomínio tenha um Fundo de Reserva.

COMUNICAÇÃO

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Um dos caminhos para melhorar a participação é o sindico criar canais de comunicação entre Conselheiros e Condôminos, como por exemplo: disponibilizar um endereço de e-mail, divulgar circulares, criar caixas de sugestões, produzir até um jornal para divulgar as informações e as decisões no condomínio. Organizar as assembleias, não só na divulgação dos assuntos tratados, isso facilita e resolve muitas questões subjetivas não previstas na pauta. Em relação a Prestação de Contas, quando o orçamento é bem feito, as diferenças são mínimas e fica fácil de apresentar na assembleia.

ASSESSORIA AO SINDICO E AO CONSELHO

O movimento cotidiano, por vezes faz com que a vida complexa do condomínio não seja percebida por muitos condôminos. Atender funcionários, fornecedores e moradores, por exemplo, para o bem da comunidade, nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso é necessário utilizar todos os meios possíveis para que a gestão aconteça de forma adequada.

O Conselho Fiscal deve atuar também nesta situação. Embora seja um órgão secundário, pois fiscaliza a Prestação de Contas e neste quesito o fundamental é a transparência e garantia da saúde financeira do condomínio, deve de acordo com o texto do artigo 1.356, do Código Civil de 2002, “poderá haver no Condomínio um Conselho Fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”. Esta é a previsão legal acerca do conselho fiscal, que está prevista no código civil desde 2002. Porém, a convenção do condomínio pode estipular outras atribuições além destas. Em geral, o apoio do conselho fiscal torna a prestação de contas mais prática na hora da apresentação dos dados à assembleia geral ordinária. Por isso, é de fundamental importância o síndico fornecer todas as informações aos membros do conselho fiscal, quando solicitadas. Caso o síndico inviabilize o trabalho do Conselho, ele pode sofrer sanções e até mesmo ser destituído do cargo. O contrário também é válido para o Conselho, podendo os membros ser destituídos, caso impeçam o trabalho do síndico. É importante lembrar, ainda, que não é atribuição do conselho aprovar ou não as contas. Esta é uma atribuição da assembleia. Caso seja encontrada alguma irregularidade nas contas do condomínio, o conselho fiscal pode e deve sinalizá-la na prestação de contas. Neste caso, as irregularidades podem ser entendidas como a falta de algum documento ou inexistência de nota fiscal, por exemplo. O conselho fiscal pode avaliar as contas do condomínio de forma mais rápida, seja a cada mês ou a cada trimestre, e não ao final do exercício. E se encontrar alguma irregularidade ele pode comunicá-la diretamente ao síndico. O conselho busca sempre o esclarecimento de alguma informação que esteja imprecisa. Desta maneira, pode emitir um parecer a ser apresentado, em assembleia, aos condôminos, que aprovarão ou não as contas.

GESTÃO DE PESSOAS E CONFLITOS

Quando o assunto envolve problemas entre vizinhos de condomínios a melhor alternativa é solucionar a questão da forma mais simples: Por meio de uma boa conversa.

Um processo pode se arrastar por anos na Justiça até ser julgado e concluído. O primeiro passo, para sanar desentendimentos é, portanto, tentar resolvê-los no próprio condomínio, lembrando, porém, que se o síndico não possuir habilidades para mediação, este poderá ser assessorado por uma administradora ou advogado especializado. Lembrando que, sempre é bom fechar logo um acordo, antes de haver um desgaste muito grande entre as partes envolvidas e uma animosidade que impeça o diálogo. Os principais fatores de conflito em condomínio são: barulho, drogas e cigarros, animais de estimação e acessibilidade. Agora resolver os problemas relacionados a esses temas não é tão simples, apesar de a legislação que rege os condomínios não ser extensa. Até 2002, apenas a Lei 4.591, d 1964, determinava as normas para a relação dentro de um mesmo condomínio. Com o novo Código Civil, síndicos e condôminos ganharam 27 artigos para nortear seus direitos e deveres. Mas essas normas tratam o assunto de forma genérica. Cabe à convenção do condomínio especificar as regras internas através da aprovação de um regimento interno bem abrangente , que norteiam as normas de conduta dentro do condomínio, daí temos um poderoso instrumento afim de poupar dores de cabeça futuros, pois não é de se esperar que uma multidão de pessoas cujo único vínculo comum é o fato de terem escolhido o mesmo lugar para morar cheguem rapidamente a um consenso sobre temas considerados polêmicos, a menos que estes temas já tenham sido discutido antes e listado na convenção, e descrito pormenorizadamente no Regimento Interno.